Документація управлінської діяльності

- основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД);

- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;

- структуру організації та її підрозділів;

- порядок контролю за проходженням службових документів;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- основи наукової організації праці;

- правила охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки.

1.6. Діловод у своїй діяльності керується: положенням про підрозділ; основними положеннями ЄДСД; інструкцією з діловодства, затвердженою керівником організації; цією посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки

2.1. Головним завданням діловода є:

- забезпечення встановленого порядку проходження кореспонденції, що надходить до підрозділу;

- контроль за дотриманням термінів виконання документів;

- формування закінчених діловодством документів у справи та передача їх до архіву на зберігання;

- здійснення функцій діловодного обслуговування роботи керівника та підрозділу.

2.2. Відповідно до зазначених завдань діловод:

- отримує вхідну кореспонденцію в канцелярії та передає її на доповідь керівнику підрозділу;

- відповідно до резолюції керівника передає документи на виконання;

- веде облік вхідної та вихідної кореспонденції;

- перевіряє правильність оформлення реквізитів вихідної кореспонденції і передає її на відправку в канцелярію;

- вносить відповідні записи у реєстраційні картки і підшиває виконані документи у справи;

- окремо веде діловодство з розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян та організацій;

- здійснює контроль за строками виконання доручень керівника структурного підрозділу з виконання документа, регулярно інформує його про стан їх виконання;

- щотижня подає керівникові підрозділу та до канцелярії інформацію про невиконані документи за встановленою формою;

- веде облік внутрішніх документів структурного підрозділу;

- оформляє контрольно-реєстраційну картку для вихідних документів, на які очікується відповідь;

- веде картотеку проходження та виконання документів;

- дає необхідні довідки за документами, що проходять через підрозділ;

- формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх передачу у встановлені строки до архіву;

- систематизує і зберігає документи поточного архіву;

- друкує матеріали.

З. Права

Діловод має право:

- вимагати від працівників структурного підрозділу довідки, матеріали та інформацію про виконання доручень керівника;

- не приймати на відправку вихідної кореспонденції від виконавців, оформлену з порушенням вимог інструкції з діловодства;

- вносити пропозиції керівнику структурного підрозділу з питань, які стосуються компетенції діловода.

4 .Відповідальність

Діловод несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених цією інструкцією.

Ця посадова інструкція не звільняє від виконання інших робіт за дорученням керівника підрозділу, що випливають із завдань підрозділу та не виходять за межі компетенції керівника підрозділу.

Додаток 3

Інші статті по менеджменту

Організація праці
Нормування праці – це наукова дисципліна, що має особливий зміст, сферу дослідження і свої методи вивчення явищ виробничої діяльності людини. Нормування праці – це економічна наука, по ...

Інформація в управлінні
Тема контрольної роботи – «Інформація в управлінні». В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. ...

Стратегічний аналіз зовнішнього середовища підприємства оцінка привабливості стратегічних зон господарювання
Основною метою вивчення дисципліни "Стратегія підприємства" є опанування сучасними методиками розробки та реалізації стратегії діяльності підприємства. Розв’язування задач при ...