Документація управлінської діяльності

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори).

На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.

Посадові особи та працівники організації зобов'язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлення, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і використання службової документації.

Керівники структурних підрозділів зобов'язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в організації.

Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов'язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.

При звільненні працівника структурного підрозділу з роботи або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.

При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 3). Один примірник акту залишається у справах структурного підрозділу, другий — передається до Управління справами (канцелярії).

При звільненні начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, зокрема, прострочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).

При звільненні керівника діловодної служби всі документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новій призначеній особі згідно з актом, який затверджується керівником організації.

Керівники структурних підрозділів зобов'язані [2, с. 118]:

• вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть вирішуватися в оперативному порядку;

• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпорядкованих структурних підрозділах;

• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;

• здійснювати контроль за додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодства, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію;

• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

• забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню можуть знайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію".

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

Інші статті по менеджменту

Cистема управління зовнішньоекономічною діяльністю ЗАТ Харків'янка
Актуальність теми дослідження. В умовах глобалізації світової економіки і підвищення ролі зовнішньоекономічної діяльності для вітчизняних підприємств найважливішим завданням стає управлі ...

Форми та методи державної підтримки експортерів
Сприяння ефективній реалізації експортного потенціалу України є одним з найважливіших елементів державної промислової і структурної політики. Зіставлення технологічної структури експорту ...

Проектування раціональної організаційної структури та структури управління підприємством
Підготовка сучасного інженера-механіка включає освоєння широкого кола питань, пов’язаних з технологією технічного обслуговування і ремонтом машин, тому логічним завершенням теоретичного курсу ди ...