Документація управлінської діяльності
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто, у створенні управлінських документів.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.
Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.
Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.
Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, яке здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими організацією у межах своєї компетенції.
Згідно з статутом організація видає розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.
Підставою для прийняття розпорядчих документів у діяльності організації є [2, с. 119]:
• Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до своєї компетенції;
• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління. Розпорядчі документи видаються обов'язково:
• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;
• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.
В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.
Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.
Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.
З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.
Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:
• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;
• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісланий до відома;
Інші статті по менеджменту
Інноваційні проекти
Відповідно до Закону України "Про інноваційну діяльність", інноваційний проект – комплект документів, що визначає процедуру і комплекс усіх необхідних заходів (у тому числі інвестиційн ...
Управління трудовими ресурсам як динамічна система
Управління людьми має довгу історію. Фактично появу управління людьми можна пов’язати з появою перших людських спільнот – племін, общин, кланів, адже коли об’єнуються дві людини для ...
Аналіз та прогнозування ринку праці
Специфіка ринку праці визначається особливістю того товару, який на ньому представлений. Праця невіддільна від людини, вона є формою життєдіяльності особи тому не може бути об’єктом купівлі-прод ...