Документація управлінської діяльності

- удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки, засобів обчислювальної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах;

- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інструкцію з діловодства;

- засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами в організації.

3. Управління

3.1. Службу діловодства очолює керівник, який призначається і звільняється наказом керівника організації.

3.2. Керівник служби діловодства повинен мати вищу освіту без вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту зі стажем роботи в службі діловодства не менше трьох років.

3.3. Керівник служби діловодства за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:

- з керівниками структурних підрозділів організації — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і ведення необхідних керівництву документів, використання інформації в службовій діяльності;

- з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників у роботі з документами;

- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутовим обслуговуванням працівників служби.

3.4. Керівник служби діловодства у межах своєї компетенції підтримує взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

4. Права, обов'язки і відповідальність керівника

служби діловодства

4.1. Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:

- контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи в організації;

- доповідати керівництву про стан роботи з документами для розгляду;

- вносити на розгляд керівництву подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і накладення на них стягнень;

- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

- запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;

- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

- застосовувати санкції у всіх випадках порушення працівниками і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;

- затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;

- брати участь у засіданнях, нарадах, які проводить керівництво організації.

4.2.На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність щодо:

- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;

- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи і дотримання необхідних умов праці працівників служби;

- дотримання трудової і виробничої дисципліни.

Додаток 2

Приблизна посадова інструкція діловода

структурного підрозділу організації

1 .Загальні положення

1.1. Діловод структурного підрозділу (далі — діловод) є працівником цього підрозділу і здійснює функції діловодного обслуговування роботи керівника та працівників підрозділу.

1.2. Діловод підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу.

1.3. На посаду діловода призначаються особи, які мають середню спеціальну освіту або середню освіту і досвід практичної роботи.

1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади керівником організації за поданням керівника підрозділу.

1.5. Діловод повинен знати:

- накази, інструкції, правила ведення діловодства в організації;

Інші статті по менеджменту

Принципи управління персоналом
Соціально-економічна ситуація, що склалася в Україні в результаті економічних реформ, характеризується спадом виробництва в багатьох галузях промисловості, зубожінням значної частини населення, втрато ...

Swot-аналіз бюджетної установи
З переходом України до ринкових відносин в її житті з’явилися нові реалії, які не можуть не впливати як на бюджетний процес, бюджетну політику, так і в цілому на бухгалтерський облік, щ ...

Критеріі ефективності труда менеджмера
Один з найважливіших напрямків програми реформ у нашій країні – перебудова систем управління підприємством. Особливе значення ця проблема набуває на рівні тих підприємств, місце яких у ринк ...