Складання та оформлення службових документів

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов’язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 – в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв’язку, зокрема факсимільний зв’язок. З його допомогою передаються телефаксограми.

Факс – документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленою діловою листа.

За допомогою телефону подеколи використовується і такий вид документа кореспондентського характеру, як телефонограма.

Телефонограма – це термінове повідомлення, зафіксоване на папері. Вони складаються в одному примірнику. Текст не повинне бути більше 50 слів.

Телеграма – вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негативного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.

Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні листа. Перший примірник направляється на телетайп, а другий – підшивається в справу.

Довідка – документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.

За призначенням довідки бувають службові та особисті. За напрямком – вхідні та вихідні. За формою – трафареті та індивідуальні. За способом оформлення – рукописні, друковані, відтворенні. За місцем складання – внутрішні і зовнішні. За складністю – прості та складні.

Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації.

До документів довідково-інформаційного характеру належать:

Записки – поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов’язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.

Згідно з цільовим призначенням записки бувають інформативні, звітні, ініціативні.

Згідно з призначенням – пояснюючі, пояснювальні, доповідні, службові та пам’ятні.

Записки розрізняються за ступенем відповідальності та об’ємом викладу інформації.

Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки, слід реєструвати.

Один з поширених видів довідково-інформаційного характеру – повідомлення. Воно являє собою різновид ініціативного листа. Тому формуляр його має такі самі реквізити, що й службовий лист. Тільки в заголовку вказують вид документа – повідомлення.

В умовах ринку поширеними стають інформативні документи – різного змісту оголошення, як окремих підприємств, державних установ, так і приватних осіб, Вимоги до оформлення тексту ті ж, що й для повідомлення.

Інші статті по менеджменту

Корпоративний імідж
Перш ніж перейти до аналізу практичних питань формування іміджу (образу) організації, звернемо увагу на деякі питання загальнотеоретичного плану. Згадуваний нами Е. Бернайз наголошував, ...

Напрями стратегічного зростання підприємства
Напрями стратегічного зростання підприємств ...

SWOТ-аналіз підприємства
Сьогодні виживання й розвиток організації в довгостроковій перспективі залежить від уміння своєчасно передбачити зміни на ринку й відповідно адаптувати свою діяльність, змінюючи асортим ...