Складання та оформлення службових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

- офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

- власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

- документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

- справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

- оригінал – перший або єдиний примірник документа;

- дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

- копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

- витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

- “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

- “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

- “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

- вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

- - підготовка проекту;

Інші статті по менеджменту

Стратегічне планування і управління на підприємстві
Мета дисципліни «Стратегічне управління» - сформувати у студентів уявлення про загальні теоретичні основи стратегічного планування та про його місце в системі управління підприємством; п ...

Реалізація контрольної функції з використанням концепції контролінгу
Створюючи передумови повної економічної самостійності, ринок висуває тверді фінансові й економічні вимоги, які орієнтують підприємство на ефективну й рентабельну діяльність. У цій ситуації обов'язков ...

Лідерство, вплив та влада
В другій половині минулого століття після перемоги промислової революції на Заході ринкові відносини оволоділи всіма сферами життя суспільства. Як гриби після дощу росли великі фірми, що ...