Складання та оформлення службових документів
- погодження його;
- підписання.
Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.
Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:
- автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;
- назва виду документа;
- дата (проставляють у день підписання);
- індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;
- місце складання чи видання;
- заголовок до тексту;
- позначка про контроль (в разі потреби);
- текст;
- гриф погодження (в разі потреби);
- візи;
- підпис;
- відтиск печатки;
- позначка про виконавця.
Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:
- констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;
- розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.
Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.
З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.
Інформаційно-довідкові документи.
Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.
З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.
Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина – висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.
Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної.
В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.
Акт – документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.
Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами.
Кореспондентські документи – найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.
За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.
Листи – узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.
За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.
Інші статті по менеджменту
Стратегія управління персоналом суб’єкту зовнішньоекономічної діяльності (на базі матеріалів зовнішньоекономічної діяльності приватного підприємства ПП Промен)
Здійснення зовнішньоекономічної діяльності підприємством, випуск продукції, яка була б конкурентоспроможною на зарубіжних ринках, залежить не тільки від технічного оснащення підприємства, наявності су ...
Управління, як соціальний феномен
Людина
– головна рушійна сила розвитку суспільства, що відбувається на основі
вдосконалення технологій, нових наукових відкриттів та технічних винаходів.
Психологія, яка досліджує таємниці ...
Сучасні технології менеджменту
У наш час важко
назвати більш важливу і багатогранну сферу діяльності, чим управління, або
менеджмент, від якого в значній
мірі залежать і ефективність виробни ...