Журнальна форма реєстрації документів
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.
У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.
Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)
Дата і реєстраційний номер |
Короткий зміст |
Виконавці |
Термін виконання |
Хід виконання, відмітка про зберігання |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).
У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).
У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.
Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.
Інші статті по менеджменту
Планування особистої роботи менеджера
У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч
робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою,
різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення пл ...
Прийняття рішень в умовах ризику
У обстановці, коли переважаюча більшість малих, середніх і
навіть крупних компаній не просто випробовує тимчасові утруднення, але давно і
постійно знаходиться на самому краю пропасти, зв ...
Періодизація розвитку міжнародного бізнесу комерційна ера, ера експансій, ера концесій
В наш час дуже сильно розвинений міжнародний бізнес. Але так було не
завжди. Були часи, коли торгові відносини держави відбувалися лише із сусідніми
державами, із якими був спільний корд ...