Регламентація та організація праці працівників апарату управління

Управління підрозділом. Відповідно до штатного розкладу в цьому розділі вказуються посади осіб, які очолюють підрозділи, передбачається порядок призначення і звільнення цих осіб від займаних посад, регламентуються взаємовідносини підрозділів з іншими відділами і службами підприємства, встановлюється порядок одержання і видачі відповідної інформації.

Відповідальність. Згідно з чинним законодавством у цьому розділі встановлюється дисциплінарна і матеріальна відповідальність керівників підрозділів за своєчасне і ефективне виконання покладених на них обов'язків, раціональну організацію праці, а також за правильність розробки і здійснення заходів, спрямованих на розв'язання питань, що відносяться до компетенції цих осіб.

Регламентація - це встановлення і дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об’єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

Посадові інструкції мають розкривати особливості виконання конкретних функцій на даному підприємстві, рекомендувати прогресивні способи виконання окремих операцій і робіт, вказувати можливості застосування комп'ютерної та іншої організаційної техніки.

В посадовій інструкції встановлюються функціональні зв'язки працівника з суміжними посадами за такою схемою: кому і які дані представляє; строк; хто і які дані представляє йому; строк.

Розподіл функцій і відповідальності повинен відбуватися згідно з певними правилами. Кожен керівник точно визначає завдання: а) які він буде виконувати сам; б) які він передає виконавцям. Обсяг і характер завдань визначаються відповідно до об'єктивних виробничих умов і кваліфікацї кадрів. Керівник оцінює працівників з точки зору їх здібності виконувати покладені на них завдання, визначає ризик, пов'язаний з передачею обов'язків на нижчі ступені.

Розподіляючи права і обов'язки, керівник повинен тільки спрямовувати хід робіт у розв'язанні визначеного завдання, надаючи підлеглим необхідну самостійність. Практика переконує, що надто сувора регламентація недоцільна, вона стримує ініціативу, старанність виконавців. У ряді випадків це шкідливо відбивається на справі, особливо, якщо керівник встановлює методи і строки без повного врахування досвіду, умінь, реальних можливостей працівника. Підвищення самостійності і відповідальності одночасно висококваліфікованою організацією праці й контролем дає можливість набагато підвищити ефективність управлінської праці.

При розробці посадових інструкцій важливо домогтися того, щоб кожна посадова особа чітко знала, з яких питань вона мусить приймати рішення; а кожен працівник; в свою чергу знав, яка службова особа має право і зобов'язана приймати рішення з того чи іншого питання, і що звертатись до вищого керівника слід у разі, якщо відповідальна особа не прийняла певного рішення чи це рішення неправильне.

У посадових інструкціях окреслюється також коло питань, які керівник розв'язує остаточно і відповідає за це тільки він. Якщо у нього немає підлеглих, то вказується, як повинна бути виконана робота, називаються ознаки, за якими можна оцінювати якість роботи. У підсумковій частині інструкції перераховуються моральні і матеріальні форми заохочень із вказівкою, за які показники в роботі вони даються. Бажано також перелічити стягнення за упущення або порушення трудової дисципліни.

Слід зазначити, що між обов'язками, правами і відповідальністю у посадових інструкціях повинно бути дотримане правильне співвідношення: великі права при недостатній відповідальності створюють передумови для адміністративного свавілля та інших необдуманих дій. У свою чергу велика відповідальність при малих правах робить працівника безсилим, не дозволяє йому успішно виконувати покладені на нього обов'язки.

Звичайно, справа не лише в тому, щоб розробити науково обгрунтовані інструкції. Важливо, щоб ними керувались у практичній діяльності. Тільки за таких умов можна буде уникнути втручання працівників у справи один одного, забезпечити високу продуктивність праці кожного із них.

Окрім перелічених регламентаційних документів, потрібні програми (алгоритми) управління, стандарти на управлінські функції і процедури згідно з особливостями кожного підприємства (об'єднання). Тобто, для підвищення організаційного рівня функціонування апарату управління треба здійснити вищий ступінь формалізації процесів менеджменту, передбачити порядок, за якого роботи виконувались би за відповідними правилами. Для працівника, якого приймають на роботу, потрібно передбачити процедуру «введення в посаду», зміст якої залежить від характеру службових функцій. Процедура «введення в посаду» включає такі загальні операції, які: ознайомлення з підприємством (об'єднанням), його статутом; функціями і завданнями структурного підрозділу; змістом посадової інструкції; зв'язками виконавців по вертикалі і горизонталі; інформаційним забезпеченням та іншими умовами виконання обов'язків.

Інші статті по менеджменту

Типологія соціально-трудової мобільності населення
Кожна людина переміщується в соціальному просторі, в суспільстві, в якому вона живе. Іноді ці переміщення людина сприймає відчутливо і ідентифіковано, наприклад, переїзд із Києва у Льв ...

Моделі обміну інформацією
На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшується обсяг повідомлень. До того ж спостерігається випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення ...

Державна служба зайнятості як централізований орган виконавчої влади
Минуло вісімнадцять років з того часу, як у міських і районних центрах зайнятості було офіційно розпочато реєстрацію безробітних в Україні, тобто в державі почав формуватися і діяти рино ...