Особливості складання та оформлення актів

Одним з видів документів, з якими в своїй діяльності часто стикаються організація і її кадрова служба, є акт. У широкому сенсі акти — це узагальнювальне найменування документів, що мають правове значення і оформлених в установленому порядку. Специфіка акту полягає в тому, що цей вид документа застосовується в різних системах документації (організаційно-розпорядливою, фінансово-бухгалтерською, проектно-конструкторською і ін.).

Термін «акт» широко використовується також в області права для позначення рішень, дій або документів, що мають юридичне значення (нормативні правові акти, акти законодавства, законодавчі акти, акти міжнародного права, акти цивільного стану і ін.). У цій області термін «акт» виступає не як позначення виду документа, а родове поняття для групи документів. Наприклад, до законодавчих актів відносяться такі види документів, як Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації; до нормативних правових актів (актам законодавства), окрім перерахованих, відносяться такі види документів, як ухвали Ради Депутатів, ухвали і накази міністерств і інших органів державного управління, рішення органів місцевого управління і самоврядування і ін. Акти цивільного стану — це акти, підтверджуючі в установленому порядку факти народження, смерті, укладення шлюбу, його розірвання, усиновлення, зміни прізвища, імені, по батькові. Їм відповідають такі різновиди документів, як свідоцтво про народження, свідоцтво про висновок (розірванні) браку і ін. Акти міжнародного права — це такі види документів, як міжнародні договори, угоди, конвенції і ін.

Залишивши в стороні юридичний аспект, акту можна дати наступне визначення: Акт — документ, складений комісією (спеціально уповноваженими особами) або однією посадовою особою, підтверджуючий встановлені факти, події, дії.

Як видно з визначення, в більшості випадків акт складається комісією з метою об'єктивної фіксації фактів або певної ситуації (аварія, розкрадання і т.п.). Можливе складання акту однією уповноваженою особою — ревізором, інспектором і т.п. Акти готуються за наслідками ревізій, при прийомі-передачі справ, проведенні випробувань нових виробів і зразків, прийомі об'єктів в експлуатацію, виділенні документів до знищення і т.д. Оскільки акти застосовуються при документуванні різних сторін діяльності організацій і посадових осіб, фіксації фактів, подій і дій в різних сферах, то єдиної, універсальної форми акту не існує. Оформлення акту у кожному конкретному випадку може мати свої особливості. Крім того, для деяких видів актів нормативно-методичними документами встановлені спеціальні форми, що не підлягають зміні.

Проте, до оформлення актів пред'являється ряд загальних вимог. Вони зафіксовані в «Державному стандарті 6.38-95 УСД. Система ОРД. Вимоги до оформлення документів» і Методичних вказівках по його застосуванню, а також в Зразковій інструкції по діловодству в міністерствах, держкомітетах і інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах.

При складанні і оформленні акту використовуються наступні реквізити:

• найменування організації;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• відмітка про наявність додатку (якщо воно є);

• віза ознайомлення з актом;

• відмітка про виконання документа і напряму його в справу;

• підпис.

Додатковими реквізитами акту можуть бути: гриф твердження; код організації по ОКПО; код документа по ОКУД (для документів, що входять в УСОРД, код по ОКУД, як було сказано вище, має лише форма акту про ліквідацію (реорганізації) організації (підприємства); відмітка про контроль.

Види актів


    Інші статті по менеджменту

    Оцінка стану менеджменту в організації
    Будь-яка організація проявляє деякі властивості живого організму, такі як мінливість, адаптуємість, цілісність, відвертість, розвиваємість, виживає і т.д. Отже, організація, як і жива с ...

    Концепція управління персоналом в комерційному банку АКБ Приватбанк
    Концепція управління персоналом комерційного банку - це система теоретико-методологічних поглядів на розуміння і визначення сутності, змісту, цілей, завдань, критеріїв, принципів і методів управління ...

    Аналіз сучасних підходів до стратегій керівництва персоналом в соціальних службах
    Побудова організаційної структури державної соціальної служби забезпечує необхідну умову узгодженості дій співробітників, але цієї умови часто недостатньо для ефективної спільної роботи. Кожному керів ...

    Розділи