Суть загального діловодства

Управлінські процеси реалізуються шляхом нагромадження, систематизації, збереження і передачі специфічної інформації.

Фіксування цієї інформації на матеріальних носіях — папері, плівці, електронних системах і в системах проводового електрозв'язку — та її опрацювання є процесом створення документів.

Документ — матеріальний об'єкт, на якому зафіксована певна інформація, призначена для використання в сфері управлінської діяльності. Сукупність таких документів, оформлених за встановленими правилами і зведених у систему називається, документацією.

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством (з російської — "делопроизводство").

Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів всередині організації — етапи, адресати, маршрути — і забезпечення зворотного зв'язку називається документообігом.

Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, призначення діловодства полягає в:

· створенні документів;

· забезпеченні використання документів;

· контролі за виконанням встановлених документом вимог;

· організації зберігання та передачі документів.

Усе це повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Стан документоводства відображає рівень, масштаб і спрямування діяльності організації, її внутрішню структуру і специфіку, інтенсивність зв'язків із зовнішнім світом.

Важливою особливістю діловодства є те, що ця ланка управлінської діяльності забезпечує можливість підтримання динамічної рівноваги в системі суб'єктно-об'єктних відносин всередині організації та за її межами (рис. 1.1).

Центр динамічної рівноваги — поняття умовне і не завжди матеріалізоване. Але, коли він зруйнований, — втрачаються суб'єктно-об'єктні зв'язки і система взаємозалежних і "взаємозацікавлених" одиниць розпадається. Центр динамічної рівноваги створюється більшістю реалій існуючого суспільства, з яких формується правове та економічне поле.

Інші статті по менеджменту

Оцінка ефективності інноваційної діяльності підприємства
Досліджено комплексний підхід до аналізу інноваційної діяльності підприємства та оцінку ефективності інновацій. Визначено основні етапи комплексного аналізу інноваційної діяльності підприємства. Встан ...

Розвиток менеджменту в Україні спочатку і до сьогодення
Менеджмент - це сукупність функцій, спрямованих на ефективне та результативне використання ресурсів для досягнення певних організаційних цілей. Під ефективністю розуміють розсудливе й ек ...

Управління проектами
Задачами межцехового оперативного планирования являются: • определение исходных данных для расчета заданий; • составление месячных заданий и календарных планов производства для ...