Шлях інформаційного документа до споживача

Результати інформаційно-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичні дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача (чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підґрунтям для прийняття управлінських рішень.

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів на рівень вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об’єктивності, стислості та зрозумілості перетворення інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, зроблені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об’єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку створювача вторинного документа. Що відносно системи “Документ — споживач” у зазначеному випадку переважає вплив елемента “Документ”, який обумовлює зміст вторинного документа та певним чином впливає на форму вторинного документа.

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому для інформаційних документів, які створюються як результат інформаційно-аналітичних досліджень, основна мета полягає в створенні інформаційної моделі проблеми (теми запиту споживача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи з оглядовою інформацією. Огляд як інформаційний твір є не тільки узагальнюючою характеристикою вихідних джерел, а й надає висновки та рекомендації для розв’язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, огляд широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою огляду. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести та ін. Названі інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління. Таким чином, для забезпечення споживачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Провідним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, відповідної до теми запиту споживача, але достатньої для її використання без додаткового звертання до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція таких документів — це орієнтація в інформації з сутності проблеми. Допомога в орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списка опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією для інформаційно-аналітичних документів.

Для створення інформаційних документів такого напряму є можливість провести самостійне соціологічне, статистичне, маркетингове дослідження. У такому випадку результати проведеного дослідження будуть документально оформлені. Наявність у цих документах “вивідного знання” у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів є визначальною умовою опрацювання інформації. Тому в процесах інформаційно-аналітичної діяльності широко використовуються методи критичної оцінки інформації.

Для інформаційно-аналітичної діяльності необхідність інформаційно-аналітичних досліджень обумовлена не тільки наявністю інформаційних бар’єрів, які перешкоджають одержанню потрібної інформації, а й дефіцитом часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит часу суб’єктів управління як споживачів інформації потребує перекладання на спеціальну інформаційну службу завдань постійного слідкування за інформацією з визначених інформаційних потреб, витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного перетворення вихідної інформації у відповідності до потреб споживача. Виконання цих завдань створює систему інформаційного забезпечення споживачів інформації.

Інші статті по менеджменту

Мотивація трудової діяльності
Будь-яке підприємство на деякому етапі свого розвитку може зіштовхнутися з неминучим бар'єром граничної продуктивності. Вихідний продукт вже не може бути удосконалений як на кількісному, ...

Проектування логістичної системи торгівельного підприємства
Поняття логістичної системи є одним із базових понять логістики. Існують різні системи, які забезпечують функціонування економічного механізму. В цій множині необхідно розрізняти саме ло ...

Психологія особистості управлінця або навіщо мені потрібна психологія та педагогіка
Управління людьми – нелегкий процес. Він вимагає від керівника знань в різноманітних сферах людської діяльності. Серед них, по-перше, слід вважати знання специфіки свого виробництва, гли ...