Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа

Процес підготовки різних інформаційних документів проходить в декілька етапів, але серед можливих варіантів і відмінностей все одно можна вирізнити ті етапи, які властиві процесу підготовки будь-якого інформаційного документа.

Основні етапи підготовки інформаційних документів:

I етап — пошук та виявлення інформації, відповідної запиту.

II етап — відбір документів, їх попередня систематизація.

III етап — аналіз змісту вихідних документів, відбір інформації, потрібної споживачеві.

IV етап — узагальнення відібраної інформації.

V етап

— написання тексту інформаційного документа [26, с. 20].

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначених інформаційних документів мають містити так звані вивідні знання

про тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких документах породжує суперечність щодо зарахування їх до вторинних. Методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних записок та інших інформаційних документів, широко використовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Саме тому аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів [

18, с. 322].

Так, складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Саме орієнтація на передбачення, виявлення тенденцій розвитку ситуації обумовлює переважне застосування різних аналітичних методів опрацювання інформації (інформаційний аналіз, джерелознавчий, ситуаційний, контент, івент-аналіз та ін.). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує узагальнення відомостей та їх оцінки. Отже, методи узагальнення, абстрагування, моделювання, когнітивного картирування теж входять в коло засобів ІАД. Крім методів створення та поширення вторинної інформації, до засобів ІАД належать джерела одержання інформації, матеріально-технічні засоби переробки та розповсюдження інформації. Саме у сфері політики, економіки, управління широко застосовуються комп’ютерні технології.

Результатом ІД є інформаційна продукція, але виходячи з уже визначених нами особливостей, бачимо, що основним результатом ІАД будуть такі вторинні документи, що є інформаційною моделлю не первинного документа, а моделлю проблеми. Це інформаційні документи, які містять так зване вивідне знання у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів. Це насамперед огляди, інформаційно-аналітичні довідки, оглядові довідки, інформаційні звіти про діяльність. До різновидів оглядової інформації ми відносимо також інформаційні релізи, підготовка яких потребує аналізу первинної інформації, її розподілу на основну та надлишкову, відкриту та конфіденційну, головну та периферійну. Інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління [

18, с. 16].

Саме орієнтація на передбачення, виявлення та прогноз тенденцій розвитку ситуації обумовлює застосування різних аналітичних методик опрацювання вихідної інформації (інформаційний аналіз, контент-аналіз, інвент-аналіз, аналіз процесу прийняття рішень, когнитивне картирування тощо). Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує не тільк узагальнення виявленої інформації, а також її оцінки.

Інші статті по менеджменту

Стиль роботи керівника
У всі часи і у всіх народів роль керівника будь-якого рівня управління і будь-якої сфери діяльності була, є і буде визначальної в досягненні мети з якнайменшими витратами часу і ресурсів ...

Стратегічний аналіз у системі управління підприємством
Тема контрольної роботи "Стратегічний аналіз у системі управління підприємством". Мета роботи розглянути такі питання: - концепція стратегічного управління; - зміст, ...

Сутність організаційних змін
Сьогоденному конкурентне середовище являє собою доволі динамічну структуру, тому організація яка в ньому знаходиться також перебуває в постійному русі. Задля того щоб не тільки не відст ...