Комунікаційний процес і форми обміну інформацією

З точки зору керівника обмін інформацією варто вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснюючи дії, на які чекав від нього відправник.

8. Зворотний зв’язок — частина відгуку одержувача, що надходить передавачу. Він розглядається як сигнал, спрямований одержувачем інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання повідомлення, що міститься в ньому.

Зворотний зв’язок виконує такі основні функції:

а) протистоїть тому, що робить соціально-економічна система, коли вона виходить за встановлені обмеження;

б) компенсує дії зовнішніх і внутрішніх факторів, підтримує стан стійкої рівноваги системи;

в) синтезує зовнішні та внутрішні руйнування, які прагнуть вивести систему зі стану стійкої рівноваги;

г) розробляє управлінські рішення для цілеспрямованого впливу на об’єкт управління.

Зворотний зв’язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяє сторонам позбавитися шуму.

Мовою теорії передачі інформації шумом називають те, що створює зміст. Це може бути мова (у вербальному (усному) і невербальному оформленні), різне сприйняття, різниця в організаційному статусі між керівником і підлеглими. Зменшення шуму може досягатися багатьма способами. Одним з них є збільшення надмірності, тобто повторення повідомлення або якоїсь його частини.

Процес обміну інформацією в організаціях умовно можна розділити на дві категорії: планована, або формальна, передача інформації і непланована, або неформальна, передача інформації. В кожній організації існує певна офіціальна структура, з допомогою якої відомості передаються за призначенням. Але ця офіціальна їх передача доповнюється великою кількістю інформації, передача якої відбувається від бажання і навіть нетерпіння працівників поділитися нею один з одним навіть тоді, коли це офіційно не дозволено або навіть заборонено.

При формальній передачі інформації адміністративні інструкції звичайно обумовлюють, хто кому може писати, хто кому повинен доповідати і в яких випадках, хто видає інформацію, яка інформація повинна бути зібрана і на якому етапі, що конкретно необхідно зробити та ін.

Одним з важливих способів формалізації передачі відомостей є використання стандартизованих форм (бланків), в які і вноситься інформація. В багатьох організаціях в доповненні до форм звітності маються бланки заяв, визначені форми особистих анкет тощо. Головна перевага будь-якої форми полягає в тому, щ о людині, яка заповнила її, не потрібно задумуватися, коли, як і яку інформацію необхідно сповістити в даному випадку. Вказівки на самому бланку або (в особливих випадках) в спеціальному керівництві щодо його заповнення звичайно обумовлюють: випадки, в яких використовується дана форма; кількість екземплярів, які необхідно заповнити; місце, куди розсилаються ці екземпляри; особа, відповідальна за заповнення різних розділів бланку; визначена і інша інформація, яка допомагає правильно заповнити форму.

Ці вказівки самі є свого роду інформацією і повинні бути кваліфіковано складені, щоб можна було правильно використати стандартну форму. Крім того, вказівки не дадуть результатів, якщо не будуть доведені до відома користувачів.

Інші статті по менеджменту

Готельна компанія Accor, готель Ibis та інші готелі мережі Accor
Інтенсивна концентрація готельної справи у XX сторіччі спричинила до створення так званих готельних ланцюгів (компаній). Зауважимо, що 100 найбільших готельних ланцюгів світу володіють ...

Удосконалення системи контролю в органах державної служби
Контроль – фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі вони є невід’ємними ча ...

Проектування логістичної системи торгівельного підприємства
Поняття логістичної системи є одним із базових понять логістики. Існують різні системи, які забезпечують функціонування економічного механізму. В цій множині необхідно розрізняти саме ло ...