Довідка як інформаційний документ

Довідка – це відповідь на разовий запит споживача, яка містить інформацію. Довідка є найпростішим інформаційним документом за методикою підготовки та викладу інформації. (11, с. 34).

Її мета – виявити та передати інформацію замовнику. На відмінну від інформаційного реферату довідка не має завдання ознайомлення споживача інформації зі змістом первинних документів. (9, с. 27).

Від довідки вимагається лише інформація, що релевантна запиту споживача. Підготовка довідки не потребує аналітичної оцінки інформації, яка надається. Але оціночний підхід застосовується при пошуку достовірних джерел інформації.

Основні вимоги до довідки:

- повнота надання інформації споживачеві;

- релевантність поданої інформації запитам споживача;

- достовірність наданої інформації;

- об’єктивність передачі інформації.

Методика виконання довідки:

- Одержання запиту – уточнення теми запиту, його мети, меж пошуку (хронологічних, мовних, територіальних тощо).

- Визначення кола джерел пошуку – виявлення та відбір джерел, в яких може бути потрібна інформація.

- Пошук інформації – повнота, релевантність виявленої інформації.

- Оформлення довідки – вказати на джерело виявлення інформації. (11. с. 34–35).

Якщо довідка містить лише бібліографічну інформацію, вона називається бібліографічною.

Якщо довідка повідомляє конкретні дані, відомості, факти, виклад якоїсь концепції без аналізу викладеної інформації, вона називається фактографічною.

З іншими інформаційними документами інформаційну довідку об’єднують такі спільні риси: призначення, належність до вторинного рівня документальної інформації, методи підготовки. З масиву інформаційних документів довідку вирізняє її специфіка. Мета інформаційної довідки – виявити та передати споживачеві потрібну інформацію, а не ознайомити його із змістом первинних документів. При підготовці довідки, як правило, відсутній оціночний підхід до інформації, при наявності такого підходу до джерел виявленої інформації. Референт (інформаційний посередник), який готує довідку, не аналізує викладену інформацію у довідці. (11. с. 17–18).

У фаховій літературі та у виданнях інформаційних центрів можемо зустріти такі види довідок: оглядова довідка та інформаційна довідка.

Оглядова довідка є різновидом огляду, тому що містить оцінку документів та вивідне знання у вигляді висновків чи рекомендацій референта. (11, с. 35).

Оглядова довідка може бути за змістом загально галузевою або проблемно-тематичною. За призначенням може бути ознайомлюючою або підсумковою для окремих етапів емпіричного дослідження чи проблемного моніторингу. (9, с. 27).

Інформаційна довідка – це інформаційний документ, відповідний постійно діючим запитам споживача. Це може бути добірка витягів з газет, первинних документів, систематизованих відповідно до потреб споживача. (11. с. 35).

Методи викладу інформації у тексті можуть бути різноманітні – від перефразування до інтерпретації. Сам текст будується за принципом – попередній синтез-аналіз – завершальний синтез. (9, с. 28).

Таким чином, інформаційна довідка задовольняє запити та потреби споживачів, щодо надання їм потрібної інформації. За своєю функціональною сутністю належить до інформаційних документів однак за методикою створення може бути віднесена до оглядових документів. Вторинна інформація яку вона містить, є результатом інформаційного аналізу вихідних документів та узагальнення відібраних інформаційних фрагментів з метою вироблення висновків та рекомендацій, що у вихідних джерелах не містилися. Наявність вивідного знання робить інформаційну довідку поширеним результатом оформлення інформаційно-аналітичних досліджень. Також інформаційна довідка є дуже зручною тим, що в ній подається повнота і достовірність інформації, що є зручним для споживача інформації.

Інші статті по менеджменту

Управління виробничими витратами як складова управління продуктивністю операційної системи
  Харчова і переробна промисловість України – одна із стратегічних галузей економіки, призвана забезпечувати стійке постачання населення необхідними якісними продуктами харчування. &nb ...

Підготовка та перепідготовка персоналу
Проголошений Україною курс на інноваційно-інвестиційну модель розвитку економіки вимагає вирішення гострої соціально – економічної проблеми – нестачі висококваліфікованих робітників. Адже ...

Управління страховою діяльністю
Сучасний фінансовий ринок на Україні набирає все більше ознак цивілізованого ринку високорозвинутих країн світу. У страховиків, які утримували лідируючі позиції у 2004 році та відрізнял ...