Презентації і прийоми

Для заохочення партнерів, клієнтів, встановлення ділових стосунків, створення відповідного іміджу фірми широкого розповсюдження набули презентації та прийоми. Презентації необхідні під час відкриття нового офісу, філіалу фірми, демонструванні нового виробу тощо. Дуже важливо, щоб презентації і прийоми були добре продумані, сплановані, оскільки на них в гостей складається враження про компанію, фірму, підприємство, яке потім дуже важко змінити.

Для організації презентації необхідно насамперед:

- визначити терміни проведення;

- спланувати місце проведення;

- скласти програму презентації;

- з'ясувати коло учасників і розіслати запрошення (не пізніше ніж за 4 дні).

Найкращий час для проведення презентації - о 15-16 год. після обіду, щоб після її проведення можна було організувати коктейль чи фуршет. Персонал компанії (підприємства) виступає в ролі господарів, отже, повинен мати на грудях іменні карточки (бейджики) з прізвищем ім'ям та по батькові, а також із зазначенням посади учасника-господаря. Такі карточки допомагають учасникам-гостям виділити серед інших господарів і в разі необхідності звернутися за допомогою. Господарі повинні зустрічати прибулих гостей, представляти їх керівництву компанії (організації), іншим гостям.

Розмір приміщення для презентації повинен відповідати кількості запрошених. Велике приміщення і пусті столи створюють ілюзію невдалого заходу, хоча насправді це не завжди так. Отже краще, щоб приміщення було трохи замалим, і в разі необхідності персонал повинен мати можливість знайти необхідні місця і столи (завчасно підготовлені).

Приміщення, де проходить презентація, оформлюють символікою компанії (підприємства), плакатами, стендами, рекламними проспектами, буклетами.

Після завершення презентації гостям даруються сувеніри, рекламні буклети компанії тощо.

Завершується презентація, як правило, коктейлем чи фуршетом. Прийоми. Для влаштування прийому слід спочатку визначити вид прийому, що відповідає ситуації, час проведення, місце, програму прийому і список запрошених.

Найвідоміші види прийомів:

1. Сніданок. Час проведення - о 12-14 год. Форма проведення - сидячи за столом, форма одягу - ділова. На стіл подаються гарячі блюда, холодні страви, кондитерські вироби, фрукти. Серед напоїв - шампанське, сухе вино, іноді віскі, кава, чай.

2. ,Бокал шампанського". Час проведення - о 13-15 год. Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. Подається шампанське, сухі вина, фрукти.

3. „Фуршет". Час проведення - о 17-20 год. Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. На стіл подаються холодні страви (інколи - гарячі), кондитерські вироби, кава, чай. Використовуються різноманітні коктейлі і прохолодні напої.

4. „ Коктейль". Час проведення - о 17-19 год. Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. Подаються дрібнопорційні страви, різноманітні коктейлі і прохолодні напої.

5. Обід. Час проведення - о 19-21 год. Форма проведення -сидячи за столом, форма одягу - вечірня. На стіл подаються холодні і гарячі страви, зокрема, суп, рибні і м’ясні страви, десерт. Широкий асортимент напоїв: горілка, сухе вино, шампанське, коньяк, лікер, мінеральні води, соки, кава, чай.

6. Вечеря. Час проведення - о 21 год і пізніше. Форма проведення - сидячи за столом, форма одягу - вечірня. На стіл подаються холодні і гарячі страви, рибні і м’ясні страви, десерт. Серед напоїв: горілка, сухе вино, шампанське, коньяк, лікер, мінеральні води, соки,кава, чай.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- види ділових заходів;

- нарада, її види, підготовка та проведення;

- ділові переговори, їх етапи;

- презентації і прийоми.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при підготовки до ділових заходів.

Розглянута тема є актуальною, бо кожна людина, не тільки секретар-референт, повинен вірно організувати і провести ділові переговори, презентації та прийоми, наради тощо.

Інші статті по менеджменту

Організаційно-економічний механізм управління процесами інноваційного розвитку
Управління інноваційним розвитком підприємств: основні поняття, принципи, методи та функції   ...

Мета і напрямки класифікація витрат
В управлінському обліку інформація про витрати систематизується для: об’єктивного визначення фінансових результатів; інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень; здійснен ...

Мотивація трудової діяльності персоналу
В умовах соціально-орієнтованої ринкової системи господарювання проблема мотивації праці набуває важливого значення. Відсутність належних стимулів до праці, неможливість досягнути поставлених цілей за ...