Інформація та її потоки в держуправлінні

Особливо треба звернути увагу на якісний зміст та кількісні потреби в інформації, що циркулює в органах державного управління. Ці аспекти мають найважливіше значення для підвищення ефективності інформаційного забезпечення. Насамперед, це стосується інформації, що потребується держструктурам для конкретних впливів на об'єкти управління, тому слід підходити до неї як до стратегічного ресурсу. Вона повинна бути повною, актуальною, достовірною, охоплювати весь спектр проблем, що цікавлять держструктуру, збиратися регулярно, із визначеною періодичністю та у необхідних обсягах. Інформація повинна відповідати комбінації цілей, що ставить управлінська структура, із тими засобами, якими вона має намір їх домагатися. Її якість і достатність дозволяє держструктурам мати перед собою діючий план, визначати реальні та точні цілі управлінських впливів. У цьому зв'язку варто відпрацювати механізми взаємодії органу управління з постачальниками інформації на основі правових норм, раціональної організації інформаційних потоків, упорядкування процесів її збору і поширення (передачі). Поряд із цим, слід передбачити відповідальність за достовірність, повноту та оперативність інформації, а також її обсяг і конкретну тематику. Документи різноманітних служб, які зараз надходять до органів державної влади та управління найчастіше не містять відомостей, які достатні для прийняття управлінських рішень. Вони, як правило, розрізнені і не систематизовані, не дають цілеспрямованого та адекватного уявлення про об'єкти управління, малюють так би мовити суперечливу картину, оскільки дані, які містяться в них, неоднозначно, а часом різноспрямовано характеризують процеси, що відбуваються. У разі великої кількості інформації часто відсутня релевантна інформація, держструктури захлеснуті потоками документів, що не відповідають їх потребам. Істотну роль у підвищенні результативності використання інформації могли б зіграти її систематизація, обробка, акумулювання та експертиза. Організацію цієї роботи, а також аналіз інформації, що надходить, її обсягів, якості та актуальності можна покласти на відповідний орган, наприклад, інформаційно — аналітичний відділ або аналітичну групу. Такий підрозділ поряд із визначенням результативності інформації, що надходить, повинен прогнозувати її вплив на діяльність органів управління. У функції цієї служби варто було б включити:

узагальнення інформації з конкретного питання, що надходить із різноманітних джерел (відкритих і закритих);

систематизацію оцінок конкретної проблеми, надання споживачу можливих (в необхідних випадках альтернативних) варіантів підходу до вирішення проблеми;

формування висновків на основі аналізу, пропозицій про політичні та організаційні дії органів управління з питання, що аналізується (наприклад, прийняття конкретних заходів або залишення проблеми без уваги).

Ця служба повинна простежувати інформацію, що надходить в управлінську структуру, і завчасно організовувати надходження відсутньої інформації (фактографічної та оцінної), а також готувати стислі за обсягом документи, які б включали опис суті проблеми, підходи до її вирішення, оптимальний варіант вирішення, який супроводжується прогнозом позитивних і негативних наслідків.

Істотний внесок у забезпечення необхідного якісного рівня інформації повинні внести нормативні акти, що регулюють інформаційні процеси в органах влади та управління. Якщо відповідальність особи, яка посідає нижчу сходинку у цьому процесі, не визначена посадовою інструкцією (або іншим нормативним документом), то велика ймовірність, що інформація, яка спрямовується в управлінську структуру, буде перекручена. Зараз визначення обов'язків посадових осіб і введення посадових інструкцій щодо збору, обробки, передачі, збереження інформації, яка надходить в орган державного управління, передбачається законами України "Про інформацію", "Про науково-технічну інформацію" , "Про захист інформації в автоматизованих системах" , а також іншими нормативно-правовими актами.

Інші статті по менеджменту

Вибір стратегії розвитку ВАТ Миколаївцемент за методом фірм Дженерал Електрік — МакКінсі
Стратегічний менеджмент виник у відповідь на зростання складних, динамічних, невизначених процесів змін зовнішнього середовища бізнесу і охоплює всі аспекти діяльності підприємств, фірм ...

Методи прийняття стратегічних управлінських рішень
Стратегічне управління являє собою процес, що визначає послідовність дій організації з розробки та реалізації стратегій. Стратегія – це набір політик, процедур і підходів до бізнес ...

Процесні теорії мотивації
Ефективність виробничо-господарських та управлінських процесів у кінцевому підсумку визначається не тільки цілями, правильно визначеними плановими орієнтирами чи якісно розробленими ріше ...