Карткова система реєстрації документів
Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 (мал. 3)
Мал. 3. Форма реєстраційно-контрольної картки
У поля картки заносять наступну інформацію. Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).
Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів.
Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів).
Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).
У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).
У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.
Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:
У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.
Інші статті по менеджменту
Кваліметрія і її виникнення
Останнім часом з'явилася велика кількість наукових монографій і окремих
статей, присвячених узагальненню досвіду промислових підприємств по підвищенню
якості продукції і рішенню теоретич ...
Аналіз варіантів і підготовка управлінських рішень
Підготовка УР неможлива без вивчення ситуації, в якій знаходиться система, і умов зовнішнього середовища. Інформація про ситуацію повинна бути достовірною і повною (надлишок інформації викл ...
Операційна система підприємства
Підвищення ефективності виробництва продукції (послуг) – одна із головних
задач розвитку економіки на теперішньому етапі будівництва незалежної України.
Необхідною умовою їх вирішення є ...