Правова база кадрового діловодства

Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого — Кодексом законів про працю. Наприклад, тільки питання навчання працівника без відриву від виробництва регламентують 20 статей Кодексу (ст. 201—220). Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони про оплату праці, про відпустки, про соціальний захист тощо. Але є багато законодавчих актів, які лише окремими аспектами дотичні до кадрового діловодства. У Законі України "Про інформацію" ст. 21—23 визначають правові норми інформації державних органів та органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу. Ст. 200 Кодексу про адміністративну відповідальність встановлює санкції за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Колективним договором можуть бути встановлені додаткові умови оплати праці та соціальних пільг працівників. Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені також особливі вимоги щодо зарахування на роботу та внутрішнього режиму в організації.

Основним документом щоденного та щогодинного використання вважається положення про підрозділ — про кадрову службу чи про службу управління персоналом.

Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України. Типове положення про кадрову службу складається з п'яти розділів. Перший розділ визначає статус служби та її підпорядкування, встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у службі круглої печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій — основні функції, четвертий — права, п'ятий — відповідальність.

Усі приписи та вимоги директивних документів реалізуються у посадових інструкціях працівників кадрової служби. Кожна така інструкція затверджується керівником організації і видається працівникам для ознайомлення. Тільки після того, як працівники прочитали посадові інструкції та поставили на них свої підписи і числа, можна вважати, що процедура формування правової бази для діяльності кадрової служби завершилась.

Провадження кадрової документації реалізується в багатоплановому і багаторівневому правовому полі. Правова база кадрової служби не обмежується законодавством про працю. Та й саме це законодавство зазнає динамічних змін у зв'язку із змінами у суспільстві. Це історичний процес, відомий із досвіду багатьох держав. Загальна характеристика така: чим більше впорядковується суспільне життя, чим чіткіше визначаються економічні особливості — тим необхіднішим стає правове регулювання трудових відносин між працедавцем і працівником. Яскравим прикладом цього є відповідні процеси в Україні останнього десятиліття. Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціальних перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби: від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.

З огляду на це виникає потреба акцентувати увагу на ролі і значенні кадрового діловодства (діяльності служб управління персоналом) у правовому і соціологічному аспектах. Успішна взаємодія двох економічних та соціологічних об'єктів — працедавця і працівника — можлива лише за умови досконалого юридичного регулювання їх стосунків. Обидві ці сторони правового процесу однаково зацікавлені в чіткому і грамотному формулюванні їх взаємних вимог і сподівань, а також у їх закріпленні на основі чинного законодавства. Реалізується це шляхом провадження кадрової документації.

У зв'язку із специфікою кадрової служби і кадрового діловодства необхідно звернути увагу на такі терміни, як регламентація, конфіденційність, державна таємниця, правовий режим. На основі Закону України "Про інформацію" встановлено: майже вся кадрова документація є конфіденційною, тобто не підлягає розголошенню, і порядок доступу до неї визначається окремим дозволом. Нерідкісні випадки, коли в кадровій службі працюють з документами, які мають гриф різного рівня таємності, і регулюється така діяльність Законом України "Про державну таємницю". Отже, для успішного провадження документації та надійного її зберігання в кадровій службі регламентовано практично все. Особову справу, наприклад, не можна виносити з приміщення кадрової служби, а для ознайомлення з нею сторонньої особи необхідний персональний дозвіл керівника організації. Відповідні органи контролюють у кадровій службі всі аспекти збереження таємниці — від системи захищеності приміщення до правил провадження діловодства і дотримання вимог номенклатури справ. Перевіряється також наявність відображення відповідних прав і обов'язків у посадових інструкціях працівників кадрової служби. А для працівників, допущених до роботи з таємними документами, існують ще й окремі вимоги щодо оформлення трудових відносин. Постановою Кабінету Міністрів України

Інші статті по менеджменту

Комплексний аналіз соціології праці в умовах підприємства ВАТ Шахта Красноармійська-Західна №1
Для кожного підприємства дуже важливою наукою виступає така наука, як соціологія праці, яка вивчає соціально-трудові відносини, що виникають у результаті взаємодії людей у процесі праці. ...

Американська і японська школи менеджменту
Актуальність теми курсової роботи. Сучасний етап розвитку економіки України характеризується ростом безробіття та незайнятості працеспроможного населення, гострим дефіцитом висококваліф ...

Характеристика сутності та змісту класичної школи управління
Термін «управління» - це всеосяжне поняття, що включає в себе всі дії і всіх осіб, що приймають рішення, у які входять процеси планування, оцінки, реалізації проекту і контролю. У деякому з ...