Документне забезпечення роботи міської ради

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

1. Міська рада:

- Комісія з питань поновлення прав реабілітованих;

- Робота з депутатами.

2. Організаційно-контрольний відділ.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою (Додаток 8).

У Кузнецовській міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів (

Додаток 8).

У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 8).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Слід відмітити, що справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Кузнецовською міською радою визначений конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи згруповані за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ є «номенклатурою справ» (Додаток 8).

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [5, с. 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, яка застосована у Кузнецовській міській раді, врахована специфіка діяльності цієї установи.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток 8), яка має такі графи:

Перейти на сторінку: 1 2 3 4 5


Інші статті по менеджменту

Особливості проведення реінжинірингу
Двісті років тому Адам Сміт зробив видатне відкриття: індустріальне виробництво повинне бути розбите на прості і самі базові операції. Він показав, що розподіл праці сприяє зростанню пр ...

Управління трудовими ресурсам як динамічна система
Управління людьми має довгу історію. Фактично появу управління людьми можна пов’язати з появою перших людських спільнот – племін, общин, кланів, адже коли об’єнуються дві людини для ...

Основи внутрішньо-фірмового управління нововведеннями стратегія і структура
Жвавий розвиток капіталістичного виробництва в 50-60-і роки закономірно змінився періодом нестійкого і млявого зростання, почастішання і загострення циклічних до структурних криз. Імпульси, породжені ...

Розділи